Eficacia, eficiencia y burocracia

No se a ustedes, pero esas definiciones confusas siempre me cuesta un poco de trabajo entenderlas. Lo mismo me pasaba hace años con los conceptos de misión y visión, tarde varios años en entenderlos. Creo que, en primer lugar, esas dificultades son principalmente mías, por falta de capacidades, pero en segundo lugar por la complejidad con la que son explicadas.

Con frecuencia las organizaciones vamos avanzando por los caminos de la complejidad buscando estructuras, procedimientos que nos den seguridad y para sistematizar el trabajo de tal forma que no se pierda el control. Todo esto suena estupendo, pero llega un momento en el que los procedimientos pueden asfixiar la organización y desviarla de su sentido original.

En la medida en la que las empresas van creciendo a los empresarios ( y no se si por influencia de las escuelas de negocio), les encantan los temas de políticas corporativas, los consejos, los comités, las juntas directivas y todo aquello que le de cierta solemnidad a la gestión de la organización como si ese sólo hecho las llevara a operar mejor, a ser mejores, a generar más dinero.

No estoy diciendo con ello, que los consejos son inútiles, participo en algunos de los que debo reconocer su aportación a la organización, principalmente en ayudar a la dirección y propietarios a ampliar su visión, salir de su zona de confort y prevenirlos contra ciertos riesgos reales. Muchas veces uno resulta ser un piloto miope de su propio barco.

Volviendo al punto, es un importante tener algunos conceptos claros para movernos en las arenas pantanosas del management corporativo:

Eficiencia es «hacer bien las cosas», es decir, hacer las cosas buscando la mejor relación posible entre los recursos empleados y los resultados obtenidos

Eficacia es «hacer las cosas correctas», es decir, hacer las cosas que mejor conducen a la consecución de los resultados. La eficacia tiene que ver con «qué» cosas se hacen.

En las actividades manuales propias de la era industrial la eficacia es un tema clave porque interesa la mejora de la productividad, hacer más con menos. Ahorrar tiempo, ahorrar dinero, ahorrar recursos, etc.

En cambio, en la era del conocimiento interesa más la eficacia, es decir, enfocarnos en lo correcto. En palabras de Drucker, «no hay nada más inútil que hacer de forma muy eficiente aquello que no debería hacerse en absoluto».

Hoy tendríamos que preguntarnos ¿Dónde esta nuestro propósito? ¿Qué nos mueve? Si lo que nos mueve es el propósito de la organización y si este propósito es compatible con el nuestro en lo personal, de otra forma podremos estar colaborando en la organización equivocada.

Solemos buscar eficiencia en temas que nos importan a nosotros pero que no aportan valor a la organización, como por ejemplo cuando decidimos mover una junta con un prospecto importante porque no es eficiente movernos a lo largo de la ciudad porque sería la única cita que tenemos y esta nos llevaría a cambiar nuestra agenda personal.

Conviene reflexionar en cuándo debemos trabajar en temas de eficiencia para mejorar alguna de las variables de lo que estamos haciendo y cuándo conviene reflexionar sobre el valor de lo que hacemos porque tal vez ya no es lo correcto ni lo más adecuado. Sin embargo ahí entra otro criterio tal vez difícil de visualizar: nuestro criterio debe ser nuestro beneficio o el beneficio de nuestro cliente; la respuesta es difícil pero el camino más seguro (no siempre el más corto) es poner el beneficio del cliente por delante y alinear nuestros objetivos con los del cliente para ganar dinero con ello.

¿Cómo organizarse cuando la empresa va creciendo en equipo? Debemos cuidar no caer en la burocracia corporativa, que nos lleva a gestionarnos como secretaria de estado o como una corporación cuando somos una docena de personas.

Si tu organización sufre de los siguientes síntomas, tal vez debas de reflexionar sobre el tema:

• Planificaciones que no se siguen
• Informes que no se analizan
• Información que se debería compartir y esta dónde nadie la puede usar.
• Políticas que no se siguen.
• Directores que operan mucho y piensan poco.

Si tienes algunas de ellas ¿Será que estas demasiado centrado en la eficiencia y eres poco eficaz? Dedícale unas horas a pensar, si la preocupación principal de tu actividad es la de cumplir procedimientos y no la de agregar valor al cliente y a tu organización será una grave señal de que te estas desviando del camino.

Las empresas grandes tiene sus criterios, las pequeñas tienen los suyos. Existe una excesiva corporativización del pensamiento empresarial poniéndonos como modelo esquemas de gobierno corporativo que no siempre son la mejor opción para organizaciones en fase temprana o bien en organizaciones que su naturaleza las obliga a ser dinámicas.

Qué conviene hacer en cada momento y en cada circunstancia es un arte que requiere tiempo, conocimiento, foco y sentido común.

Jorge Peralta

@japeraltag

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