Primero la empatia, después la tecnología. La trampa de la productividad

Estoy convencido que es indispensable tener claridad de los problemas que queremos resolver, antes que contar con grandes soluciones tecnológicas que buscan problemas por resolver. De otra forma suele ser común que las personas no siempre queramos hacer lo que la tecnología nos permite. Si bien la tecnología suele ir por delante en muchos temas, si ésta no nos lleva a mejorar lo que nosotros queremos mejorar es un esfuerzo vacío.

Grandes sistemas que no necesitamos, grandes computadoras con capacidades inmensas de las que sólo usamos Word, Excel y power point, que rápidamente llegan a su obsolescencia sin haberles sacado fruto, es también un tema recurrente en muchos profesionales. Algunas personas quieren el último iPhone no porque exploten su capacidad sino por estar a la moda.

Antes de cualquier cambio, antes de cualquier proyecto, antes de cualquier compra de tecnología (software o hardware) nuestra pregunta clave debería ser: ¿Para qué? De otra forma caeremos en el terrible territorio de las modas, de adoptar tecnologías e incluso formas de operar que no siempre nos vienen bien, que no siempre parten de una decisión personal.

La labor directiva consiste esencialmente en decidir sobre el futuro, aprovechando al máximo nuestras capacidades para el logro de nuestros objetivos. Sin embargo, es fácil perder la mirada y adoptar modas porque perdemos de vista el punto central: generar valor para nuestros clientes, nuestros colaboradores, nuestros aliados, nuestros socios y para nosotros mismos. Necesitamos no perder de vista el bosque al concentrarnos en el árbol, y no perdernos en el bosque sin mirar el árbol.

Cualquier estrategia consiste en mirar en futuro y definir el mejor camino para llegar allá, es una combinación de presente y futuro que la labor directiva exige. Tomando decisiones de futuro gestionando en el presente, vivir en un mundo dual que no siempre es bien comprendido. Lo ordinario es maximizar el presente cargándose el futuro, pero la responsabilidad alguien que hace cabeza en una organización es cuidar ambos mundos.

Esa palabra tan básica en ocasiones pierde significado porque nos volvemos complejos, sofisticados y buscamos valor de una forma rebuscada pensando en obtenerlo dónde no lo hay. Para ello necesitamos ponernos en los zapatos de las personas a las que queremos servir; nos queremos quedar con su dinero, pero hagámoslo por el camino reglamentario que es dándoles algo valioso y obteniendo valor para nosotros mismos.

Siempre me ha gustado la iconografía del “regalo” que se usa para representar a una propuesta de valor, nada más adecuado que algo que le damos al cliente para sorprenderlo con algo más de lo que espera a cambio de lo que nos da. Lograr que se quede con esa sensación de que ha pagado poco por lo que ha recibido. Y lograr eso no es fácil, requiere de generosidad, de ayudarlos a que perciban más porque en el fondo ¡Les damos más! Lo importante es que el equilibrio funcione, que por cada unidad de valor que les ofrecemos, recibamos algo más.

Ponernos en los zapatos de los demás, de los usuarios es la clave para dar en el clavo y acertar en sorprenderlos con un regalo valioso. Pero eso requiere de desprendernos de nuestros puntos de vista, de estar dispuestos a aprender de nuevo cada vez, de no dejarnos llevar por nuestros puntos de vista y estar abierto a nuevos aprendizajes, no importando nuestra edad y condición.

La productividad y la eficiencia se pueden convertir en una trampa cuando lo hacemos pensando solamente en la parte de la ecuación donde cuidamos nuestro tiempo y nuestros recursos, perdiendo de vista la percepción de valor de quien pretendemos servir. Si tu productividad y eficiencia no generan más valor, no te sirven para nada útil, sino que restan a la ecuación de valor.

Esa productividad y eficiencia puede ser potencializada por la tecnología, pero si no tenemos claro para qué la queremos, su razón de ser, lo único que provocará es ayudarnos a perder el foco más rápido.

Siempre que pienses en cómo buscar más productividad en tu actividad reflexiona antes de actuar, si eso que ganas, mayor tiempo o dinero o capacidades, te sirve para generar más valor de tus usuarios y si esto va de la mano con tus objetivos; te aseguro que en más de una ocasión descubrirás que estas equivocado.

En ocasiones, lo más adecuado para tu cliente, para tus compañeros, para tus colaboradores y para tu familia es el ser profundamente “improductivo”, dejando de pensar en lo que te conviene a ti, para pensar en lo que les conviene a ellos. 

¡¡Cuidemos el no volvernos expertos en productividad de lo que no importa!!

Cuando tengas claro dónde generas valor, es momento de pensar en la tecnología que terminará siendo con dos objetivos, si, como lo oyes, sólo dos objetivos: Mejorar la experiencia de tus usuarios y maximizar su percepción de valor, o bien, incrementar la eficiencia de tu operación. Estas dos grandes ventajas palidecen si comienzas a pensar en ellas sin antes tener claro lo importante: entender dónde generas valor.

La clave de la eficacia esta en aprender a desprendernos de nuestras opiniones, de nuestras comodidades, de nuestros gustos, de nuestras preferencias para poner en primer lugar a las personas a las que pretendemos servir, entendiendo primero cuáles son sus preferencias y posteriormente actuando en consecuencia. Ahora si, después de tenerlo claro, usar la tecnología para lograr lo que hemos decidido en conjunto con nuestros objetivos antes, más y mejor.

Jorge Peralta

@japeraltag

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Innovar es poner el futuro en la agenda presente

En muchas organizaciones se confunde el concepto de innovación con el de mejora continua. La mejora continua parte de las deferencias que tienen los KPi´s con las metas previstas del sistema de calidad; innovar es proponer cambios incrementarles o radicales a la oferta o al modelo de negocio para ofrecer más valor a los clientes y a la organización.

La mejora continua es un deber para cumplir lo prometido pero no para dejarnos ver en qué momento la promesa debe de cambiar.

En general los directivos de empresa trabajamos muchas horas y la mayor parte de esas horas las dedicamos a sacar nuestra operación diaria, reuniones, llamadas, viajes, presentaciones, todo el tiempo estamos frente a alguien y pasamos largas horas gestionando la obtención de números satisfactorios en nuestros KPi´s.

Lo ideal será que si hacemos ese trabajo medianamente bien, tendremos oportunidad para pensar, para levantar la mirada para pensar en el futuro y en que pasará con nuestra organización los siguientes 2 o 3 años. No se trata de meternos en un ejercicio de planeación con exceles donde de forma “muy precisa” intentamos vislumbrar los crecimientos y las utilidades de los siguientes meses y años; tu y yo sabemos que ésos son suposiciones, y que la realidad se comporta de una manera caprichosa independientemente de nuestra “planeación”

Necesitamos unas horas con cierta frecuencia y ritmo para analizar las oportunidades que logramos vislumbrar, aún cuando sabemos que esas rutas son nuevas e inciertas y por lo tanto incluyen un cierto nivel de incertidumbre y riesgo, el mejor momento para intentar, para explorar, es justo cuando estamos sanos, cuando el flujo nos permite delegar algunas de las funciones más operativas y entonces detenernos a pensar.

Pero que pasa si el flujo sigue apretado y no podemos dejar la operación, pues te diré que existen los trayectos y las noches y los ratos de soledad en los que estas contigo mismo para mirarte en los espejos de otras empresas exitosas en la reflexión del “¿Cómo podría……..?

No importa el tamaño de tu organización, no puedes soltar los hilos de la estrategia y las actividades clave. Entre más esbelto y más cercano a las decisiones relevantes será mejor, porque así mantendrás la flexibilidad y te alejarás de la burocracia que tanto daño hace a las organizaciones. El mejor directivo es el que le sabe sacar todo el jugo posible al presente sin cargarse el futuro; el que no exprime al cliente hoy no pensando en que regresará mañana a comprar de nuevo.

¿Cada cuándo dedicas unas horas para pensar?

¿Cada cuando te reúnes con tu equipo clave para comentar lo que piensan sobre el presente, sobre el futuro, sobre los retos, sobre sus equipos de trabajo?

No dejes que la operación te devore, dedícale un par de horas por semana, una tarde por mes, un día al semestre, un par de días al año para mirar el futuro. Tampoco quieras firmar los planes con sangre, todo se puede cambiar, todo se puede ajustar, es más, me atrevería decir que conviene desconfiar de aquellas planeaciones que se cumplen al pie de la letra, lo más probable es que te estés poniendo metas mediocres. Lo ordinario es que no todas nuestras “hipótesis” resulten ciertas y que convenga hacer todos los ajustes que sean necesarios.

Poner al futuro en la agenda presente y combinar esas dos realidades sin confundirlas porque cada una tiene su propia lógica. No olvides hacer las preguntas básicas, no quieras ser experto porque los expertos son buenos para la ejecución pero la confianza en lo que saben no les permite ver más allá de lo que han comprobado. La innovación en cambio requiere de ojos limpios, de la intención de remover lo necesario, de desconfiar hasta de la opinión propia, abiertos a lo que venga.

Jorge Peralta

@japeraltag

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Eficacia, eficiencia y burocracia

No se a ustedes, pero esas definiciones confusas siempre me cuesta un poco de trabajo entenderlas. Lo mismo me pasaba hace años con los conceptos de misión y visión, tarde varios años en entenderlos. Creo que, en primer lugar, esas dificultades son principalmente mías, por falta de capacidades, pero en segundo lugar por la complejidad con la que son explicadas.

Con frecuencia las organizaciones vamos avanzando por los caminos de la complejidad buscando estructuras, procedimientos que nos den seguridad y para sistematizar el trabajo de tal forma que no se pierda el control. Todo esto suena estupendo, pero llega un momento en el que los procedimientos pueden asfixiar la organización y desviarla de su sentido original.

En la medida en la que las empresas van creciendo a los empresarios ( y no se si por influencia de las escuelas de negocio), les encantan los temas de políticas corporativas, los consejos, los comités, las juntas directivas y todo aquello que le de cierta solemnidad a la gestión de la organización como si ese sólo hecho las llevara a operar mejor, a ser mejores, a generar más dinero.

No estoy diciendo con ello, que los consejos son inútiles, participo en algunos de los que debo reconocer su aportación a la organización, principalmente en ayudar a la dirección y propietarios a ampliar su visión, salir de su zona de confort y prevenirlos contra ciertos riesgos reales. Muchas veces uno resulta ser un piloto miope de su propio barco.

Volviendo al punto, es un importante tener algunos conceptos claros para movernos en las arenas pantanosas del management corporativo:

Eficiencia es «hacer bien las cosas», es decir, hacer las cosas buscando la mejor relación posible entre los recursos empleados y los resultados obtenidos

Eficacia es «hacer las cosas correctas», es decir, hacer las cosas que mejor conducen a la consecución de los resultados. La eficacia tiene que ver con «qué» cosas se hacen.

En las actividades manuales propias de la era industrial la eficacia es un tema clave porque interesa la mejora de la productividad, hacer más con menos. Ahorrar tiempo, ahorrar dinero, ahorrar recursos, etc.

En cambio, en la era del conocimiento interesa más la eficacia, es decir, enfocarnos en lo correcto. En palabras de Drucker, «no hay nada más inútil que hacer de forma muy eficiente aquello que no debería hacerse en absoluto».

Hoy tendríamos que preguntarnos ¿Dónde esta nuestro propósito? ¿Qué nos mueve? Si lo que nos mueve es el propósito de la organización y si este propósito es compatible con el nuestro en lo personal, de otra forma podremos estar colaborando en la organización equivocada.

Solemos buscar eficiencia en temas que nos importan a nosotros pero que no aportan valor a la organización, como por ejemplo cuando decidimos mover una junta con un prospecto importante porque no es eficiente movernos a lo largo de la ciudad porque sería la única cita que tenemos y esta nos llevaría a cambiar nuestra agenda personal.

Conviene reflexionar en cuándo debemos trabajar en temas de eficiencia para mejorar alguna de las variables de lo que estamos haciendo y cuándo conviene reflexionar sobre el valor de lo que hacemos porque tal vez ya no es lo correcto ni lo más adecuado. Sin embargo ahí entra otro criterio tal vez difícil de visualizar: nuestro criterio debe ser nuestro beneficio o el beneficio de nuestro cliente; la respuesta es difícil pero el camino más seguro (no siempre el más corto) es poner el beneficio del cliente por delante y alinear nuestros objetivos con los del cliente para ganar dinero con ello.

¿Cómo organizarse cuando la empresa va creciendo en equipo? Debemos cuidar no caer en la burocracia corporativa, que nos lleva a gestionarnos como secretaria de estado o como una corporación cuando somos una docena de personas.

Si tu organización sufre de los siguientes síntomas, tal vez debas de reflexionar sobre el tema:

• Planificaciones que no se siguen
• Informes que no se analizan
• Información que se debería compartir y esta dónde nadie la puede usar.
• Políticas que no se siguen.
• Directores que operan mucho y piensan poco.

Si tienes algunas de ellas ¿Será que estas demasiado centrado en la eficiencia y eres poco eficaz? Dedícale unas horas a pensar, si la preocupación principal de tu actividad es la de cumplir procedimientos y no la de agregar valor al cliente y a tu organización será una grave señal de que te estas desviando del camino.

Las empresas grandes tiene sus criterios, las pequeñas tienen los suyos. Existe una excesiva corporativización del pensamiento empresarial poniéndonos como modelo esquemas de gobierno corporativo que no siempre son la mejor opción para organizaciones en fase temprana o bien en organizaciones que su naturaleza las obliga a ser dinámicas.

Qué conviene hacer en cada momento y en cada circunstancia es un arte que requiere tiempo, conocimiento, foco y sentido común.

Jorge Peralta

@japeraltag

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